התיעוד של ההתקשרות דרך הטלפון הוא דבר חשוב מאוד עבור בעלי עסקי מזון וקייטרינג. כדאי לוודא שכל השיחות אשר מתבצעות בעסק מוקלטות ונשמרות בצורה מלאה. אנחנו כאן כדי להסביר איך בדיוק לעשות את זה.
הקלטת שיחות
הקלטת שיחות נועדה לאפשר לכם בתור בעלי עסקי מזון וקייטרינג לתעד את כל שיחות הטלפון שביצעתם מול לקוחות וספקים כדי שבעת הצורך ההקלטות יוכלו להוכיח את טענותיכם. למעשה, שירות של הקלטת שיחות טלפון הוא שירות שכל עסק שנותן שירות צריך אופציה כזו כדי שבמקרה הצורך שיחת הטלפון תוכיח מי צודק בוויכוח.
איך מקליטים שיחות טלפון?
לאור העובדה ששיחות רבות שאתם עורכים לא נערכות דווקא מתוך הנייד שלכם, אתם זקוקים לבצע הקלטת שיחות גם של הטלפון הקווי. הקלטת שיחות מהטלפון הקווי הוא שירות שניתן על ידי חברות שמספקות שירותי מרכזייה לבעלי עסקים, ובתוך חבילת השירות תוכלו כמובן לבקש הקלטת שיחות. כאשר מקבלים שירות של הקלטת שיחות ישנם מספר דברים שעליהם חשוב להקפיד:
הקלטה באיכות גבוהה ככל שניתן
הדבר הראשון הוא ביצוע של הקלטה באיכות גבוהה עד כמה שניתן. בסופו של דבר השימוש בהקלטות נועד כדי להוכיח את הטענה שלכם ולכן חשוב מאוד שההקלטה תהיה באיכות כזו שמאפשרת להבין באופן שאינו משתמע לשתי פנים מי צודק. ההקלטה כמובן חייבת להיות באורך של כל השיחה, ללא רעשי רקע מיותרים.
שמירה ותיעוד של כל ההקלטות
כדי שלא ייווצר מצב שאתם זקוקים לשיחה והיא לא מוקלטת או שאתם לא מוצאים אותה, חשוב להקפיד שהתיעוד והשמירה של כל השיחות ייעשה בצורה מסודרת. השיחות צריכות להיות מתועדות לפי תאריך ומאוחסנות במקום שנוח לכם לגשת אליו. כמובן שנפח האחסון צריך להיות מספיק גדול, כדי שהוא יוכל להכיל כמות רבה של שיחות ככל שניתן.
אחסון במקום מאובטח
אחסון השיחות צריך להיות לא רק מסודר אלא חשוב שהוא יהיה במקום מאובטח עד כמה שניתן. למעשה שיחות רבות מכילות מידע חשוב שלא הייתם מעוניינים בתור בעלי עסק שיהיה גלוי לעיני כל. הקפידו על אחסון השיחות במקום בטוח מחדירה של גורמים עוינים.
ספק השירות
אחרי שהבנתם את החשיבות הרבה שיש להקלטת שיחות עבור בעלי עסקים, אתם בוודאי מבינים עד כמה חשוב להשקיע בבחירה של נותן שירות. את השירות הזה חשוב לקבל מספק אמין במיוחד שיוכל לענות על הצרכים שלכם בצורה המיטבית. הספק צריך גם לתת לכם שירותי אחסון שיאפשרו לכם לאחסן את המידע הרב שנוצר בעקבות הקלטת השיחות.
כאשר אתם ניגשים לבחירה של ספק אל תסתכלו רק על המחיר שאותו הספק מציע לכם עבור השירות אלא תנו דגש גם על איכות השירות וסל השירותים הרחב שאותו הספק מציע לכם. החשיבות של הקלטת השיחות היא גדולה מאוד, ואסור לתת למחיר להיות הגורם היחיד שבו אתם מתחשבים. במקרה הצורך, ההקלטות הללו יוכלו למנוע הפסד משמעותי לעסק שלכם.
לסיכום
הקלטת שיחות היא שירות שכל מי שמחזיק בעסקי מזון או קייטרינג חייב לקבל. העבודה הרבה מול לקוחות וספקים יכולה להוביל לא פעם לספיקות, והקלטת שיחה היא התיעוד הטוב ביותר שעומד לרשותכם. הקפידו להקליט את השיחות בצורה איכותית ושמרו אותן במקום מאובטח ונגיש על מנת שבמקרה הצורך תוכלו בקלות לגשת למאגר ולהוציא ממנו את השיחה שמוכיחה את הטענה שלכם.
